[Tutorial] Memorando e Ofício

1. Introdução:

Conforme título, hoje vamos dar algumas dicas com base no Manual de Redação Oficial da Presidência da República (daqui pra frente chamado apenas de Manual) sobre Memorando e Ofício. Três tipos de documentação oficial muito comum no nosso dia a dia enquanto servidores públicos, mas que, eventualmente, acabam nos pegando por repetirmos vícios que não são adequados a este tipo de documentação, além das próprias dúvidas inerentes ao uso dos mesmo.

Caso surja alguma dúvida no decorrer da leitura, pode utilizar os espaço de comentários logo abaixo deste texto para expor suas perguntas. Responderemos o mais breve possível. Não tenha medo de perguntar, pois sua pergunta pode inclusive ajudar a outros leitores.

Posteriormente, incluiremos alguns modelos e tutoriais de como formatar estes documentos utilizando o Microsoft Word presente no Pacote Microsoft Office. (Escolhemos este e não outro open source devido ao fato de que, praticamente todos os PCs da Prefeitura de Aparecida, utilizá-los por padrão).

Antes de tratarmos qualquer assunto relacionada a Redação Oficial, precisamos essencialmente lembrar da Impessoalidade,  da Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais, da  Formalidade e Padronização e da  Concisão e Clareza.

A compreensão destes termos é tão importante que o primeiro capítulo do Manual é exclusivo para a conceitualização destes termos.

Resumidamente vamos à eles:

1.1 Impessoalidade:

Precisamos entender que, dentro da redação oficial, a comunicação se dá de UM DEPARTAMENTO para o OUTRO DEPARTAMENTO, e não de UMA PESSOA para OUTRA PESSOA.

Exemplo


A Secretaria de Administração manda um Ofício para a Secretaria de Saúde. 
Não é o Secretário Fulano que manda um ofício para o Secretário Sicrano.
Mesmo que sejam eles que estão citados no documento nominalmente, eles REPRESENTAM as duas Secretarias e não a si próprios.
Logo o conteúdo deste documento deve ser impessoal, não direcionados à pessoa do secretário de saúde, nem escrito pela “voz” do secretário de administração. O texto tem que compreender o conteúdo que a Secretaria de Administração quer comunicar a Secretaria de Saúde. Entendido?

Com isso ficando claro, termos como: “a par de cumprimentá-lo“, “sem mais para o presente momento“, “ensejo meus sinceros votos de elevada estima” ou qualquer outro destes clichês que repetimos todos os dias, são totalmente desnecessários e até incorretos de se utilizar.

1.2  Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais

Esse é o mais fácil, é só lembrar que o conteúdo do documento deve ser compreendido por “qualquer cidadão brasileiro”. Portanto tem que se utilizar a norma culta da Língua Portuguesa além de ser objetiva, clara, concisa sem utilizar jargões ou textos técnicos de qualquer área, nem linguagem muito rebuscada com “palavras difíceis” ou que não têm tanta utilização no cotidiano do cidadão brasileiro. Além disso, deve se utilizar o mínimo de adjetivos possíveis, melhor se não tiver nenhum.

Uma técnica simples é terminar de escrever seu documento e pedir pra outra pessoa que não está a par da situação para ler e te explicar o que está sendo comunicado, se ela interpretar exatamente como que você quer; ótimo, você fez um bom trabalho.

1.3  Formalidade e Padronização

Esta formalidade trata-se das “formas” de como tratar cada ente. Ex.: Pronomes de tratamento correto para cada nível de autoridade (ver tabela).

Também trata da “polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação”, ou seja, não converse como se seu destinatário fosse seu brother, mesmo que os dois titulares do documento sejam brothers na convivência interpessoal. Pois, lembrando da impessoalidade, não são eles falando um com outro, são os departamento aos quais representam comunicando entre si.

A linguagem que utilizo neste texto que você está lendo agora, por exemplo, também não serve pra um documento de redação oficial, pois isto é um texto para blog e, portanto, permite as mais diversas formas de expressão, e preferi a informalidade para ficar “mais fácil” o entendimento ok?!

***A padronização trata-se da forma do documento, das margens, do papel, das fontes a serem utilizadas, tamanho do parágrafo… essas coisas, mas, como todo mundo utiliza, se cada um fizesse de um jeito ia ficar muito complicado a gente achar qual era o teor do documento, sem a padronização das margens, por exemplo, pode acontecer de você perfurar uma página para arquivar e quando folhear não vai conseguir ler o conteúdo do lado da “encadernação”, pois ficou muito próximo da margem. Entendeu? É chato, mas é necessário, e depois que a gente pega o jeito fica mamão com açúcar.

1.4  Concisão e Clareza

Adoro essa parte…

Significa assim: seja o mais objetivo possível sem rodeios, sem cumprimentos, sem adjetivos, e, ao mesmo tempo, coloque o máximo de informações possíveis, mas somente as necessárias.

Ficou confuso né? Mas vou dar um exemplo: você recebeu um ofício da secretaria XAM de nº 999/99-XAM solicitando um copo de água, mas você só tem um copo e precisa dele pra beber, então responde assim:


[…]
Senhor Secretário,


Em resposta ao ofício nº. 999/99-XAM, informa-se que será possível fornecer o cópo d’água.

Tal recusa justifica-se pela existência apenas de um copo nesta secretaria, sendo este necessário ao andamento das atividades.


Atenciosamente,
[…]

a

Objetivo e Claro, certo?!

2. PADRÃO OFÍCIO:

Então vamos agora aos documentos do assunto desta publicação. Vamos ver primeiro as semelhanças:

Considerando que praticamente todos já recebemos um “papel timbrado” para ser utilizado, e eles já tem as logos da prefeitura e do departamento. Logo abaixo deste cabeçalho, alinhado à esquerda, vem o “tipo de documento” + “número do documento” / “ano do documento” – “sigla do orgão de origem”.

Exemplo:

Mem. 123/2018-EDS

Of. 123/2018-ADM

Mem. 123/2018-SMS

Logo em seguida vem a cidade, dia do mês do ano.

Exemplo:

Aparecida de Goiânia, 14 de setembro de 2018.

(Lembra do ponto depois do ano tá!)

Pula uma linha;

2.2 Destinatário

Agora vem o destinatário. Pra nós aqui da prefeitura, utilize Excelentíssimo apenas para o prefeito ou vice, para os demais dentro da prefeitura utilize apenas Senhor.

Em seguida, no caso de ofício, preencha o nome do sujeito que representa o departamento em caixa alta. Caso seja memorando não coloque o nome, só o cargo.

E depois o cargo que ele ocupa.

Se for um ofício pra um departamento de outro endereço, ponha-se o endereço logo abaixo do cargo

Exemplo:

Ofício:
À Sua Excelência o Senhor
FULANO DE TAL
Prefeito Municipal

Ofício:
Ao Senhor
SICRANO DE TAL
Secretário de Administração

Memorando:
À Senhora Coordenadora da Escola de Servidor

Ofício para outro endereço:
Ao Excelentíssimo Senhor
FULANO DE TAL
Prefeito Municipal
Rua Gervásio Pinheiro, APM Residencial Solar Central Park
CEP: 74.968-500

2.2 Assunto:

Depois vem o assunto (sim, OFÍCIO também tem assunto). E assunto já é auto-explicativo né…

Texto “Assunto:” sem negrito, conteúdo do assunto negrito.

Exemplo:

Assunto: Solicitação de copo d’agua

Assunto: Resposta ao ofício nº. xxx/2018-XXX

Assunto: Relatório de Gastos

Daí vem o “Senhor Cargo,” ou “Excelentíssimo Senhor Prefeito,” no nosso caso, pra comunicação dentro da prefeitura é só isso. Sem negrito ok?

Exemplo:

Senhora Secretária,
Senhora Chefe,
Senhor Coordenador,
Excelentíssimo Senhor Prefeito, 

2.3 Desenvolvimento

Uma dica que dou é que você separe o conteúdo do documento da seguinte forma:

1º(s) Parágrafo: O objetivo do seu documento, indico já começar o texto com o verbo do que quer fazer, exemplo: Quer pedir algo, comece com “Solicita-se…”; Quer responder outro ofício, comece com “Em resposta ao ofício xxx/xx-xx, informa-se que…” (pronto, meio que nestes documentos, em sua maioria, ou você está solicitando ou você está respondendo).

Demais parágrafos: Justifique o(s) primeiro(s). Exemplo: “Tal solicitação justifica-se por/pelo/pela…”“Tal recusa justifica-se por/pelo/pela”; “Tal informação pode ser percebida na/no/em…”; e por aí vai.

2.4 Fechamento

Fechamento: Atenciosamente,” ou “Respeitosamente,“. Nunca utilize nenhuma outra coisa a não ser isso.

O uso dos dois é bem fácil, vai mandar pra uma autoridade no mesmo “nível” de quem vai assinar, ou inferior na hierarquia?

Use “Atenciosamente,” (Exemplo: Um secretário mandando pra: outro secretário, ou pra um procurador, ou pra um chefe, ou coordenador, ou secretário executivo…)

Vai mandar pra uma autoridade superior à de quem vai assinar?

Use “Respeitosamente,” (Exemplo: Um secretário mandando pro Prefeito, Um coordenador mandando pro Secretário, Um chefe mandando pro coordenador…)

Uma dúvida muito comum é se um mesmo documento pode conter mais de um “assunto” ou “solicitação”, a resposta é Sim, desde que seus assuntos sejam complementares. Não dá pra você pedir uma margarina e um parafuso no mesmo, por exemplo, mas já um pão, um presunto e um queijo sim, entendeu? Mas para isso separe os primeiros parágrafos, cada um para uma solicitação, sempre objetivas nos primeiros parágrafos. Lembre: “Solicita-se…” no primeiro parágrafo, “Solicita-se, também,…” no segundo, se tiver mais, “Solicita-se, ainda,…” e por aí vai, sempre começando com o verbo pra ficar mais claro.

2.4 Identificação do Signatário

Isso nada mais é do que o espaço de identificação pra assinatura, mas também tem suas regrinhas, o primeiro erro que quase todo mundo comete é colocar uma linha para assinatura, em documento oficial não se põe linha, a não ser que os dados do signatários sejam preenchidos a mão, ou serão carimbados, mas se você pôs o nome e o cargo para ser impresso NÃO coloque linha para assinatura. Fora isso o resto é fácil:

NOME COM TODAS AS LETRAS EM MAIÚSCULO

Cargo com a Primeira Letra de Cada Palavra Maiúsculo

Texto centralizado à pagina, pronto…

Ah…. a assinatura não pode ficar sozinha numa página tá? Se não couber na página anterior é indicado trazer para a próxima o último parágrafo logo antes do “atenciosamente/respeitosamente,”.

Agora vamos aos três tipos de documentos elencados no título:

Então qual é a diferença entre estes dois documentos?

Resposta: sua finalidade.

Memorando é utilizado para comunicação interna, no nosso caso da prefeitura seria para a comunicação de todos os departamentos de uma mesma secretaria. Ele tem com principal característica a agilidade, portanto deve pautar-se pela rapidez e simplicidade, inclusive para a diminuição de quantidade de papeis o seu despacho deve ser feito no próprio memorando e no caso de falta de espaço, em folha de continuação.

Memorando, também, não precisa necessariamente ser assinado por um cargo de chefia, desde que seja da competência do autor. Pode ser feito, por exemplo, pelo cozinheiro solicitando alimentos X ao almoxarifado. Lembrando que todos eles têm que ser enumerados sequencialmente e unicamente.

Exemplo:


Coordenadoria da Escola de Servidor se comunicando com Diretoria de Recursos Humanos;

Diretoria de Veículos Leves se comunicando com Almoxarifado;

e assim por diante.

Ofício é a comunicação entre secretarias (exceto secretarias executivas que não podem emitir ofício), e entre algum ente público e um ente privado.

Exemplo:


Diretoria de Administração se comunicando com Secretaria de Educação;

Secretaria de Transparência, Fiscalização e Controle se comunicando com Casa Civil;

3. Conclusão

Com isso, percebemos que é simples o entendimento e a aplicação destes dois tipos de documentos em redação oficial. Memorando pra comunicação interna e ofícios para a comunicação externa ou entre secretarias. Na estrutura os dois são praticamente iguais, só muda sua finalidade. Então vamos por em prática o que aprendemos aqui e melhorar nossa comunicação na prefeitura.

Em breve trataremos de como aplicar os padrões de margens, parágrafos, papel, espaçamento utilizando o Microsoft Word. Aproveite e clique no sininho no canto da página para receber nossas notificações sempre que publicarmos qualquer conteúdo novo.

2 opiniões sobre “[Tutorial] Memorando e Ofício”

    1. Angela Maria, este não é um curso que será oferecido pela escola, mas sim um post com dicas de como utilizar corretamente estes dois tipos de documentos oficiais. Qualquer dúvida pode postar aqui que a gente responde ok?

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